Призначення і загальна характеристика Системи
Система "УФД/Бібліотека" (далі по тексту "Система") призначена для автоматизації всіх основних виробничих циклів бібліотеки:

•комплектування бібліотечного фонду (визначення потреб, замовлення літератури, оформлення надходжень, облік і аналіз фонду, списання);
•обробки документів (складання бібліографічного опису документа, класифікація, створення каталогів тем);
•бібліографії (складання аналітичних описів, підготовка бібліографічних довідок);
•обслуговування читачів (пошук і замовлення документів, комплектування замовлень, видача та повернення документів);
Система включає засоби для автоматизації таких основних операцій:
Відбір, перегляд та друк документів:

•відбір документів за заданими критеріями (темами та значеннями полів бібліографічного опису);

•сортування відібраних документів за вказаними критеріями в порядку зростання або зменшення значень;
•перегляд та друк інформації щодо відібраних документів у вигляді рядків таблиці, каталожних карток та повних бібліографічних описів;
Комплектування фонду:

•створення та аналіз тематико-типологічного плану комплектування фонду;
•аналіз відмовлень в літературі;
•врахування пропозицій постачальників;
•складання потреб в літературі;
•планування поповнення фонду;
•складання замовлень літератури у постачальників;
•обробка надходжень (партій літератури);
•списання літератури;
•друк книг інвентарного та сумарного обліку;
•аналіз статистики комплектування бібліотечного фонду;
Обробка документів:

•каталогізація видань (створення бібліографічних описів документів відповідно держстандарту 7.1-84, з урахуванням стандартів USMARC та UNIMARC);
•створення та підтримка каталогів тем (класифікаторів, рубрикаторів, систематичних та тематичних каталогів і т.і.);
•визначення зв'язків документів (документ-частина, серія-елемент серії, оригінал-переклад, документ-додаток і т.і.);
•підтримка та використання авторитетних записів та переліків типових значень;
Організація доступу до електронних документів (електронних копій):

•занесення електронних копій документів до бази даних чи відповідних контейнерів локальної мережі;
•утримання електронних адрес документів, які розміщені на компакт-дисках, в локальній та глобальній мережах;
•перегляд та друк електронних копій документів, знайдених в каталозі;
•шифрування електронних копій;
Ведення інформації про читачів та організації:

•введення та утримання інформації щодо читачів бібліотеки та організацій (постачальників літератури, бібліотек-учасників МБА, зведених каталогів та ін.);
•відбір читачів та організацій за різними критеріями, сортування, перегляд та друк відібраної інформації;
•перегляд та друк картки читача та організації та іншої супутньої інформації про читачів та організації;
Обслуговування читачів

•відбір примірників документів та реєстрація видачі їх читачам;
•реєстрація повернення документів читачами;
•перегляд переліків документів, виданих читачеві, які повернені, не повернені, термін повернення яких прострочено;
•застосування технологій штрих-кодування для ідентифікації документів та читачів;
Експорт імпорт інформації:

•бібліографічних описів документів в форматах USMARC, UNIMARC та XML;
•інформації щодо бібліотечного фонду в форматі XML;
•інформації про читачів та організації в форматі XML;
•додаткової інформації (каталогів тем, словників, типових значень і т.і.) в форматі XML.
Система передбачає налагодження широкого кола параметрів для пристосування Системи до потреб конкретної бібліотеки, створення різноманітних словників та переліків з можливістю їх експорту-імпорту в форматі XML.
Система орієнтована на роботу в комп`ютерній мережі, де велика кількість користувачів одночасно працює з серверами застосувань та баз даних. Система побудована за архітектурою клієнт-сервер, базується на системах управління базами даних реляційного типу, які підтримують стандарт SQL.

Обслуговування читачів та організацій
Цикл обслуговування читачів пропонується організувати за двома основними схемами.

Перша схема – це схема з попереднім замовленням:

•замовлення документів : читач або працівник бібліотеки для даного конкретного читача вводить в Систему замовлення з інформацією про місце, де документ має бути виданим, для кожного місця видачі в системі зберігається перелік місць збереження документів, які обслуговують це місце видачі, система по черзі передивляється всі місця збереження документів на предмет наявності необхідного примірника і направляє замовлення на перше знайдене місце збереження,
•комплектування замовлень : працівник бібліотеки, відповідальний за комплектування замовлень читачів у даному місці збереження документів, відбирає конкретні примірники, вводить їх номери і передає документи до відповідного місця видачі,
•видача документів : працівник бібліотеки на конкретному місці видачі отримує документ з місця збереження і видає їх читачеві,
•повернення документів : читач повертає документи на місце видачі (в принципі, не обов'язково на те, де документи були отримані), працівник бібліотеки робить позначку про повернення і передає документи до відповідного місця збереження.
Ця схема типова для випадку, коли читач не має безпосереднього доступу до документів, а замовляє їх, виходячи з результатів пошуку в каталозі та/або консультацій з працівниками бібліотеки, і є найбільш поширеною для абонементів в вітчизняних бібліотеках.

Друга схема може вважатися скороченою:

•видача документів : працівник бібліотеки на конкретному місці видачі видає читачеві конкретний примірник, знайдений бібліотекарем чи самим читачем,
•повернення документів : читач повертає документи на будь-яке місце видачі, працівник бібліотеки робить позначку про повернення і передає документи до відповідного місця збереження.
Ця схема є найбільш поширеною для читальних залів (підручний фонд) та для бібліотек, де читач має безпосередній доступ до документів і відбирає документи самостійно (характерно для бібліотек Північної Америки та Європи).
Обидві схеми можуть мати безліч варіацій в залежності від конкретної бібліотеки. Система підтримує їх за рахунок засобів налагодження параметрів. Значний вплив на схему може мати впровадження технології штрих-кодів.

УФД/Бібліотека - опис системи.
Призначення
Автоматизована інформаційно-бібліотечна система "УФД/Бібліотека" призначена для комплексної автоматизації діяльності бібліотеки. Вона має забезпечити автоматизацію основних виробничих циклів:

•Відбір документів за різними ознаками, перегляд бібліографічних описів, відомостей про наявність та електронних копій.
•Каталогізація видань, створення аналітичних описів, підготовку бібліографічних довідок та показчиків.
•Комплектування бібліотеки, облік та аналіз стану фонду.
•Обслуговування читачів: замовлення, видача та повернення літератури.
Основні можливості
Система передбачає засоби для здійснення таких основних дій:

Для відбору та перегляду інформації електронного каталогу:

•Пошук документів за заданими критеріями (темами класифікаторів та значеннями полів бібліотечного опису або через зв'язки документів).
•Сортування відібраних документів за вказаними критеріями в порядку зростання або зменшення значень.
•Ручний відбір документів шляхом складання переліку відібраних.
•Перегляд та друк інформації щодо документів у вигляді переліків, каталожних карток та повних бібліографічних описів.
•Перегляд інформації про наявність документів в фондах бібліотеки та інших місцях.
•Перегляд електронних копій документів в разі їх наявності.
Для каталогізації документів:

•Створення та підтримка засобів класифікації документів різного типу: класифікаторів (ББК, УДК, Дьюі), рубрикаторів, ключових слів та ін.
•Створення та підтримка авторитетних записів, різних переліків типових значень.
•Реєстрація (створення) бібліотечних описів документів відповідно держстандартам, зокрема 7.1-84, та стандартам USMARC та UNIMARC), реєстрація документів за зразком.
•Класифікація документів за обраними схемами.
•Опис зв'язків між документами (видання - номер - стаття, переклад - оригінал, серія - підсерія - випуск і т.і.)
•Внесення посилань на електронну копію документа, яка може зберігатися в базі даних системи, в локальній мережі бібліотеки, в мережі Internet.
•Поділ електронного каталогу між групами працівників бібліотеки за межами відповідальності та доступності.
•Друк каталожних карток різного типу шляхом застосування відповідних шаблонів.
•Складання бібліографічних довідок, показчиків та інших документів шляхом застосування відповідних шаблонів.
Для комплектування бібліотеки:

•Ведення інформації про книгопостачальників та їх пропозицій щодо придбання літератури.
•Ведення інформації про потреби в літературі.
•Засоби аналізу книгозабезпеченості.
•Ведення інформації про відмовлення читачам (в т.ч. через відсутність примірників).
•Складання замовлень на придбання літератури.
•Обробка партій літератури. Розподіл примірників за місцями розподілу та збереження.
•Складання актів надходження та списання.
•Ведення книг інвентарного та сумарного обліку
•Аналіз стану фонду шляхом відбору примірників за різними ознаками та складання відповідних звітів.
Для обслуговування читачів:

•Введення та утримання інформації щодо читачів бібліотеки.
•Відбір читачів за різними критеріями (шифр, прізвище, документи, які утримувались чи утримуються тощо), сортування, перегляд та друк відібраної інформації.
•Відбір примірників замовлених документів та реєстрація видачі їх читачам.
•Реєстрація повернення документів читачами.
•Підтримка штрих-кодових технологій та технологій RFID.
Також система забезпечує:

•Наявність груп користувачів з визначеними правами на перегляд та коригування інформації
•Запис і зберігання даних про факти коригування бібліографічних описів та іншої інформації в системі.
•Експорт та імпорт бібліотечних описів документів та інформації про наявність в форматі XML.
•Експорт та імпорт бібліотечних описів документів в форматах USMARC, UNIMARC.
•Експорт та імпорт інформації про читачів та організації в форматі XML.
•Ведення інформації про відвідування бібліотеки, послуги та масові заходи.
•Налагодження параметрів для пристосування системи до поточних потреб.
Ключові властивості
Система має такі ключові властивості:

•Технологія клієнт-сервер.
•База даних під управлінням SQL сервера (IBM DB2, Oracle, MS SQL Server, Firebird.
•XML формат імпорту-експорту.
•Визначення прав для виконання функцій і доступу до інформації для кожної групи користувачів окремо, належність користувача до одної або кількох груп одночасно.
•Апарат профілів для налагодження кожного робочого місця індивідуально.
•Апарат шаблонів для перегляду та друку інформації.
•Апарат зовнішніх вихідних форм для підготовки нестандартних звітів.
Стан
Система поставляється. На поточний момент встановлена приблизно в 200 організаціях і установах України.